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Photo by Umer Sayyam on Unsplash

Devis Site Web pour décrocher un “oui” pour tous les devis que tu envoies à tes prospects ? C’est envisageable, on peut dire ! D’ailleurs, aujourd’hui, je vais te parler de quelques astuces qui t’aideront à avoir un oui le plus souvent possible. Mais avant ça, allons voir en quoi un oui demande-t-il réflexion.

Mets-toi à la place de tes prospects, ne serait-ce qu’au moment de signer le devis. Tu comprendras alors pourquoi ce OUI est-il très important !

En fait, dire “oui” à quelqu’un est un véritable engagement. Cela signifie que tu lui accordes ta confiance. Or, avant de faire confiance à une personne, il est clair qu’on doit prendre notre temps !

Passons donc aux choses sérieuses : comme le prospect se base sur le devis pour arrêter son choix, il est évident qu’on en prend soin. Quelles sont donc les étapes de création de devis ?

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Sommaire

  1. Préalablement discussion Zoom (jamais sans 1er vrai contact)
  2. Parler budget le plus tôt possible - proposer 3 formules “complètes”
  3. Page d’accueil pour expliquer sa différence, positionnement
  4. Chronologie du projet
  5. Joindre le cahier des charges du client ou le créer
  6. Le process
  7. Vidéo de présentation
  8. N° de référence
  9. Date + Date de validité
  10. Mode de règlement
  11. Conditions générales
  12. Taux de pénalité
  13. Délai prévisionnel de réalisation
  14. Signature électronique (Pandadoc, Pipedrive, DocuSign)
  15. Relance

Conclusion

En video

Il manque quelque chose ? Tu as une question précise ?

1. Devis: Préalablement discussion Zoom (jamais sans 1er vrai contact)

Je n’ai jamais su cerner un prospect sans avoir parler avec lui au préalable, de vive voix. C’est pourquoi avant toutes choses, je privilégie les discussions sur Zoom. J’en profite donc pour poser le plus de questions possible, en relation avec le projet. Ce n’est que de cette manière que je peux fixer une estimation de coût dans le devis.

Une discussion en tête à tête (bien que virtuelle) est toujours mieux qu’une discussion par email. Cette dernière demande plus de temps, sans parler des risques de malentendus.

2. Devis: Parler budget le plus tôt possible - proposer 3 formules “complètes”

Avant même que la discussion n’aille plus loin, et surtout, avant de commencer quoi que ce soit dans le projet, ne soit pas gêné à l’idée de parler budget. Bien au contraire, plus tôt tu en parles, plus tôt tu auras l’esprit tranquille.

Et même si tu n’abordes pas le sujet, peut-être ton prospect le fera-t-il. Dans ce cas, ne soit pas trop rigide. Soit plutôt flexible, et propose des formules différentes (de base, premium et pro ; tu peux les appeler comme tu veux, mais le principe est que tu dois donner le choix à tes clients). Cette attitude te fera gagner des points vis-à-vis de ton client.

Il y a alors plus de chances qu’il accepte l’une de ces 3 formules (peut-être qu’il n’a pas le budget pour le pro, mais il en a pour la formule de base, qui sait).

3. Devis: Page d’accueil pour expliquer sa différence, positionnement

En tant que webdesigner, tu te dois bien de soigner la présentation de ton devis. C’est la base même de notre activité. Alors, même si nous ne sommes pas sur Webflow, à designer un site web, il faut considérer cette partie : le design.

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Désormais, je te demande donc d’arrêter d’envoyer des devis à leur état brut, à tes clients. Une personnalisation ne fera pas de mal, d’autant plus que ce sera une occasion pour le prospect de voir ta créativité, ton goût…

C’est pourquoi le devis doit contenir une page d’accueil dans laquelle tu mets une présentation de toi, de ton entreprise… bref, de tout ce dont le client a besoin de savoir. Quelque chose qui pourrait le convaincre, qui lui donnera plus confiance en toi, qui prouve ton professionnalisme.

4. Devis: Chronologie du projet

En d’autres termes, la planification du projet se trouve déjà dans le devis. Essaie d’être le plus précis possible, c’est-à-dire, d’inclure les dates de début et de fin des projets et sous projets dans le devis. Certes, tu ne peux pas être précis, mais je parle plus précisément d’estimation.

Ainsi le prospect peut-il avoir une vision globale du projet. Supposons maintenant qu’il accepte. Pendant que tu t’occupes du projet, il a déjà une idée précise de l’avancement du projet. Les éventuels contrôles et supervisations sont ainsi faciles, tant pour toi que pour le client.

De ton côté, tu verras ce qui a été convenu dans le devis depuis le début, et ainsi, te protège des éventuelles arnaques. Cela arrive également que les clients demandent des modifications supplémentaires au cours du projet, pour la plupart, ne figurent pas dans la liste des choses que tu as convenu de faire pour son projet.

Si c’est le cas, tu dois juger si c’est une petite modification ou une modification plus radical. En général si c’est radical, il faut convenir d’un nouveau devis additionnel. Si c’est mineur tu peux adhérer sans coût additionnel.

5. Devis: Joindre le cahier des charges du client ou le créer

La rédaction de cahier de charges du client se fait généralement avant la création de devis. C’est chose normale, parce que tu ne pourras établir aucun devis sans ce cahier. Comme il contient tous les détails à propos du projet, tu pourras réaliser proprement le devis.

Je rejoins également l’idée précédente, comme quoi la présence de ce cahier de charges te protège des éventuelles modifications (non conclus dans le contrat), à l’avenir. S’il te demande des travaux supplémentaires, des coûts supplémentaires s’appliquent évidemment.

6. Devis: Le process

Ton prospect n’est pas forcément au courant de ta manière de fonctionner. C’est pourquoi il est important d’inscrire ton process dans le devis. Mieux vaut que tout soit clair depuis le début.

Il ne faut par exemple pas laisser penser aux clients que tu crées tes sites via WordPress, mais plutôt via Webflow (si c’est le cas bien sûr).

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7. Devis: Vidéo de présentation

Comment insérer une vidéo dans un devis ? Te demandes-tu ? C’est simple, il suffit de l’enregistrer sur Loom, et il ne te reste qu’à copier le lien de la vidéo dans la vidéo. Une chose est sûre, pour chaque client, différentes vidéos. Cela donne ainsi un effet plus original à ton devis. Je te dis un secret ? Il n’y a pas encore beaucoup de gens qui font cela actuellement, ils se contentent d’envoyer un devis “normal” à leurs prospects. Aucune chance que le devis se démarque de ceux des autres, dans ce cas.

Tu peux parler de différentes sortes de choses dans cette vidéo, tant que le sujet est en lien avec le projet du prospect. Profites-en également pour expliquer certaines choses qui pourraient ne pas paraître claires dans le devis. Par exemple, pourquoi as-tu mis tel ou tel prix.

8. Devis: N° de référence

C’est vrai que le numéro de référence n’est pas obligatoire, mais je te conseille quand même d’en faire, surtout si tu crées tes devis manuellement. A titre d’informations, j’aimerais que tu saches que ce n’est pas le cas pour la facture ; un numéro de référence est obligatoire pour chacune d’elle.

Pour le devis comme pour la facture, écrire un numéro de référence t’aidera à t’organiser sur le plan administratif. Si un jour, tu devais rechercher un devis lié à une facture, tu n’as qu’à te baser sur ces numéros.

Petite astuce si tu démarres, ajoute un premier numéro du style ‘00265’ ça montrera à ton future client que tu n’es pas à ton premier essais. Pas question de cacher la vérité, mais cette petit détail va rassurer ton client.

Voici quelques petits conseils qui t’aideront à écrire ces numéros de la bonne manière :

  • Pour chaque devis, il te faut un numéro unique
  • Il faut suivre une certaine logique dans la fixation des numéros ; les numéros doivent être chronologiques
  • N’oublie pas les préfixes ; ils sont différents de ceux des factures

Si jamais le devis n’est pas accepté, évite de le supprimer ; il te servira toujours de référence. Pendant au moins 3 ans, tu ne dois donc supprimer aucun de ces documents.

9. Devis: Date + Date de validité

Au moment de créer ton devis, n’oublie jamais de mentionner la date. A l’instar des numéros de références, cette dernière t’aide aussi à te référer. Ensuite vient la date de validité du devis. Tu comprendras évidemment que ce document ne dure donc pas éternellement. En général, elle est aux environs de 30 jours, mais rien ne t’empêche de le fixer comme bon te semble (du moment que c’est raisonnable et proportionnel aux travaux demandés).

Pendant ce temps, tu laisses à ton prospect le temps de réfléchir à ton offre. La décision de signer un devis ne se fait effectivement pas sur un coup de tête. Et si le client décide de le signer, alors que le délai est dépassé ? Evite à tout prix de modifier ce devis existant. En créer un nouveau est plus judicieux.

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10. Devis: Mode de règlement

A quel mode de règlement es-tu habitué ? N’hésite pas à l’inclure dans ton devis, histoire que ton prospect se prépare déjà. Il verra également si ce mode de paiement lui convient aussi, ou non. A défaut, mieux vaut en parler dès maintenant, et non à la fin de la prestation ou à l’émission de la facture.

Voici ma manière de faire:

  1. 50% d’acompte à la signature (oui 50%, oublie les 30%)
  2. 25% au jour numéro “XX” (par exemple, jour ouvrable 20)
  3. 25% qui représente le solde, “avant” la mise en ligne du Site Web.

11. Devis: Conditions générales

Annexer les conditions générales au devis est obligatoire. Cest préférable de le faire pour te protéger, d’un point de vue juridique.

Même si le client signe le devis, cela ne signifie pas qu’il est d’accord avec les conditions générales. C’est pourquoi je te conseille de l’ajouter en fin du devis et de mettre une mention spéciale sur le devis, qui indique que la signature du devis vaut acceptation, compréhension et lecture des CGV jointes. Evidemment, cela l’incitera à les lire.

Dans le cas où tu n’inclus pas tes conditions générales au devis, sais-tu ce qui va arriver ? Il se peut que ton prospect te demande de lui fournir les CGV. Pour t’éviter de perdre du temps, tu ne perds donc rien à l’inclure au devis dès le début ! Cela donne également une impression professionnelle de ta part.

12. Devis: Taux de pénalité

Encore ici, le fait de mettre un taux de pénalité au devis te protège. Cela encourage en effet tes clients à respecter les délais. Pour le taux en question, libre à toi de le fixer ; seulement dois-tu veiller à ce qu’il reste acceptable.

Aussi, le taux de pénalité à lui seul ne suffit pas. Les modalités d’applications de ces pénalités doivent aussi y figurer, de manière à encore plus faciliter les choses si jamais le pire arrive. Le sais-tu ? Tu risques d’être puni par la loi si tu ne mentionnes pas ce taux de pénalité dans le devis.

13. Devis: Délai prévisionnel de réalisation

L’humain a un besoin irrépressible de pouvoir se situer dans le temps, et ce désir se manifeste même dans la création de devis. Pour preuve, je t’ai parlé des avantages d’inclure la date de validité du devis et la chronologie du projet, tout à l’heure. Encore ici, je vais te parler de “délai”.

De la même manière que les étapes précédentes (insérer la date de validité du devis et la chronologie du projet), le fait de préciser le délai prévisionnel de réalisation est très apprécié par le client. Il aura une idée de la date à laquelle il recevra le projet.

Je tiens toutefois à préciser que ce délai doit être prévisionnel et à titre indicatif. Dans la mesure du possible, prend donc une marge, pour ne pas décevoir ton client.

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14. Devis: Signature électronique (Pandadoc, Pipedrive, DocuSign)

Nous arrivons presque à la dernière étape de la création de devis ; il ne reste plus qu’à faire signer le devis par le client. En effet, une fois signé, il ne sera plus qu’un simple devis ; il devient alors un contrat. Mais pour qu’il engage réellement les deux parties, le client n’est pas le seul à devoir le signer. Toi aussi, tu devras le signer.

Le hic (pour ceux qui n’ont jamais travaillé en ligne auparavant, est : comment faire signer ce devis par un client qui se trouve à l’autre bout de la ville (ou du monde) ? A moins de l’envoyer par la poste, cela semble certes impossible. Pourtant, c’est tout à fait possible ! Il suffit d’utiliser un des meilleurs outils tels que : Pandadoc, PipeDrive, Docusign...

Personnellement, j’utilise Pandadoc. Payant, mais très efficace à mon goût.

Par ailleurs, signer le devis est équivaut à : acceptation de ce qui y est écrit (c’est valable, même pour toi). Tu es alors privé de tout droit de recours ultérieur qui vise à changer les tarifs appliqués.

15. Devis: Relance

Voilà que tu as envoyé le devis ; tu attends une réponse depuis peut-être une semaine ou plus. Tu te demandes s’il faut relancer ou non ? Tu te doutes bien que je vais dire qu’il faut relancer, d’où ce paragraphe. Seulement faut-il savoir s’y prendre.

La première chose à faire est de l’appeler par téléphone. Il ne va pas forcément répondre toutefois. Un appel entre 3 à 5 fois en l’espace d’une semaine serait déjà suffisant. Utilise aussi ton numéro professionnel (à la limite personnel), mais jamais masqué. Sinon, tu n’auras tout simplement pas ta chance.

Prends ton courage à deux mains, parfois les relances peuvent durer des mois. Je t’invite donc à garder contact avec ce dernier de manière régulière et tu ne dois pas être gêné de le faire. Toutefois, tu devras observer si ce client en vaut vraiment la peine car pas question non plus de perdre ton temps.

Maintenant qu’il ai répondu à l’appel, quel ton employer ? Telle est la question. Un ton énergique et rassurant. Pour ce qui est du sujet de discussion, tu peux par exemple lui demander s’il a quelques questions à propos du devis ? Et ensuite, propose-lui une rencontre pour récupérer le devis signé. Ces mêmes sujets peuvent être abordés pour une relance via mail (peut-être que tu n’aimes pas l’idée de parler au téléphone, ou que tu n’arrives pas à le joindre).

Bref, relancer un prospect fait de toi une personne sérieuse. Tu paraît alors proactive (ce qui est le cas, car tu n’aurais jamais appelé dans le cas contraire). Tu marqueras des points auprès du client automatiquement ;)

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BONUS

Comment gagner un OUI : astuces supplémentaires

N’attends pas

Premièrement, tu ne dois pas rester les bras croisés ! Si tu veux arriver à un résultat, il est évident que tu doives prendre les choses en main. Au lieu d’attendre la décision finale de ton client, passe au mode conditionnel. C’est-à-dire ? Tu dois te poser une question comme : “et si on faisait ceci ?”, “que dites-vous de… ?”, “n’est-ce pas une bonne idée de… ?”

En posant toutes ces questions, tu l’aides en effet à ouvrir son esprit ; tu accélères aussi les choses. Peut-être dira-t-il oui un peu plus vite, qui sait ? Au moins, tu auras essayé !

Mets toutes les chances de ton côté

Tu n’as pas besoin de lui répéter que tu es doué en quoi que ce soit. S’il te demande un devis, c’est probablement parce qu’il est déjà sûr (ou presque) de tes compétences. Et si jamais tu fais cela (répéter que tu as ce savoir-faire-ci ou savoir-faire-là), il va vite se lasser.

Sache plutôt donner de la force à tes propos. Pour cela, mets de l’enthousiasme dans ce que tu dis. Montre-lui que tu es prêt à lui apporter une réelle valeur ajoutée.

Aies confiance en toi

En attendant le verdict du client, il est normal que l’on stresse. Toutefois, ne lui montre pas que tu flippes autant ! Lors des entretiens ou relances et surtout, soit très calme.

D’ailleurs, mets-toi en tête que si tu es là à lui parler, c’est qu’il a sûrement déniché en toi un potentiel dont il a besoin pour faire développer son business ; tu connais aussi mieux que lui le domaine dans lequel tu interviens.

Une chose très importante et c’est pour te remercier de lire jusqu’ici, il est prouvé qu’un client adhère ou non selon ces 3 éléments seulement:

1. La confiance : Il dois ressentir qu’il est entre de bonnes mains
2. La ressemblance : Il doit ressentir qu’il y a un lien entre toi et lui
3. Le feeling : Il faut que le courant passe pour que ça fonctionne.

Conclusion

Avoir un oui n’est pas forcément facile. Comme dis dans l’article, tout un travail se cache derrière. Pour l’établissement d’un devis à lui seul, on compte 15 étapes et points à considérer. Et si jamais un ou plusieurs de tes prospects disent non au début, ne te décourage surtout pas ;) Montre plutôt que tu es une personne proactive, déterminée, et enthousiaste !

Il manque quelque chose ? Tu as une question précise ?

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